Поручение выполнено

5. Работа с поручениями¶

Поручение выполнено

Формирование поручения включает в себя процедуры создания и отправки поручения. В зависимости от типа поручения процедуру создания можно разделить на 3 вида:

После создания поручения его необходимо отправить на исполнение.

Чтобы начать создание независимого поручения, сначала необходимо открыть БД Поручения. Для этого нужно с Главной страницы в блоке Базы данных перейти в функциональный модуль Поручения (Рисунок 5.1).

Рисунок 5.1 – Выбор БД Поручения

БД Поручения откроется в новом окне по умолчанию на вкладке Мой план, где отражены все адресованные вам поручения. Если таких поручений нет, то страница будет выглядеть, как представлено на рисунке 5.2.

Рисунок 5.2 – БД Поручения

Нажмите кнопку Поручение на верхней панели действий (Рисунок 5.3).

Рисунок 5.3 – Кнопка Поручения

Если при этом в представлении выбрано какое-либо поручение, для которого вы являетесь автором, исполнителем или контролирующим, на экране отображается запрос: «Связать создаваемый документ с текущим?». Нажмите кнопку Нет. Форма поручения откроется в новом окне (Рисунок 5.4).

Рисунок 5.4 – Форма поручения

Сначала заполним все поля в верхней части данной формы. Поля, отмеченные желтым кружочком обязательны для заполнения. Значени поля Приоритет (его расположение показанно на рисунке 5.5) используется для распределения поручений по степени важности.

Рисунок 5.5 – Поле Приоритет

Вы можете выбрать нормальный или высокий приоритет из списка ключевых значений (Рисунок 5.6). В последнем случае при отправке поручения в правой части поля Срок исполнения будет отображаться пометка ВАЖНО!

Рисунок 5.6 – Выбор приоритета

Для поля На контроль установите переключатель на контроль, если необходимо поставить поручение на специальный контроль. В этом случае при отправке поручения в правой части поля Срок исполнения будет отображаться пометка На контроле.

В поле Предмет поручения введите с клавиатуры краткое описание поручения (Рисунок )5.7. Введенное значение будет отображаться в представлениях и идентифицировать документ.

Рисунок 5.7 – Поле Предмет поручения

В поле Отв. исполнитель необходимо указать одного ответственного исполнителя. Для его выбора нажмите кнопку справа от данного поля (Рисунок 5.8).

Рисунок 5.8 – Кнопка выбора ответственного исполнителя

Открывшееся окно выбора исполнителя имеет вид представленный на рисунке 5.9. Исполнителя можно выбрать из всех доступных сотрудников организации.

Для этого нажмите на ссылку Все доступные и в предложенном списке выберите необходимого сотрудника.

Для выбора сотрудника из вашего подразделения нажмите на ссылку Из подразделения и выберите необходимого сотрудника. Для подтверждения своего выбора нажмите кнопку ОК.

Рисунок 5.9 – Окно выбора ответственного исполнителя

Если необходимо, поле Соисполнители заполняется аналогично. Однако при добавлении соисполнителей можно в списке можно выбрать сразу несколько сотрудников Рисунок 5.10.

Рисунок 5.10 – Окно выбора списка соисполнителей

После выбора ответственного исполнителя и соисполнителей, все выбранные сотрудники, их организация, подразделения и должности отобразятся под соответствующими полями. Если вы ошиблись при выборе – нажмите кнопку с крестиком справа от соответствующего поля (Рисунок 5.11) и повторите выбор.

Рисунок 5.11 – Удаление одного из соисполнителей

Поле Тематика заполняется выбором названия темы, к которой относится данное поручение, из списка ключевых значений. Для отображения тем нажмите кнопку справа от поля (Рисунок 5.12).

Рисунок 5.12 – Кнопка выбора темы поручения

В поле Срок исполнения выберите в календаре или введите с клавиатуры дату, до наступления которой выданное поручение должно быть исполнено. По умолчанию на выполнение поручения отводится одна неделя. Для отображения календаря нажмите кнопку справа от поля (Рисунок 5.13).

Рисунок 5.13 – Кнопка отображения календаря

В поле Контролёр (данное поле появляется при установке флажка На контроль) укажите контролирующего поручение. Выбор контролёра осуществляется из списка всех сотрудников с бизнес-ролью Контролирующий, а также из списка сотрудников, у которых вы являетесь доверенным лицом.

Кроме того контролёром может быть назначен и автор поручения.В поле Подписант укажите ФИО сотрудника, от чьего имени выдается поручение. Выбор подписанта осуществляется из списка всех сотрудников с бизнес-ролью Подписант или из списка сотрудников, у которых вы являетесь доверенным лицом.

Механизм выбора Контролёра и Подписанта аналогичен выбору ответственного исполнителя.Поле Составитель содержит ФИО автора поручения и отображается в том случае, если поручение было создано от имени другого сотрудника (было отредактировано значение поля Подписант).

Далее, используя ввод с клавиатуры, необходимо внести содержание поручения в поле Содержательная часть (Рисунок 5.14).

Рисунок 5.14 – Поле Содержательная часть

Сохраните введенную информацию, нажав кнопку сохранить на верхней панели (Рисунок 5.15).

Рисунок 5.15 – Сохранение поручения

После сохранения к данному поручению можно приложить необходимые документы. Для этого в нижней части формы поручения нажмите кнопку Добавить (Рисунок 5.16).

Рисунок 5.16 – Расположение кнопки Добавить

При этом в новом окне откроется окно выбора файла (Рисунок 5.17). Если файл находится на вашем компьютере в поле Источник, отметьте Локальный диск. Если вы хотите добавить файл из БД Шаблоны – отметьте БД “Шаблоны”. Затем нажмите кнопку Обзор, в открывшемся окне выберите необходимый файл и нажмите кнопку Открыть.

Рисунок 5.17 – Окно выбора файла вложения

Источник: https://portal.khstu.ru/manual/boss_referent/Working_with_requests.html

Выполненное поручение (гл. 17

Поручение выполнено

Канцлер Ма, когда узнал о том, что У вернулся в Запретный город, был в недоумении. А когда ему сказали, что У пригласила императрица – пришёл в бешенство.

Он не мог найти себе места. Он не понимал, что происходит, почему она так поступила. Первым его желанием было отправится к императрице и все выяснить, но он быстро передумал.

Ему сложно было понять, что в голове этой взбалмошной девчонки.
А после ему пришла в голову мысль, что бывший канцлер чем-то шантажирует императрицу. Что есть у Роу какой-то секрет.

Задумавшись, он решил, что это уже не имеет значения. Пригласив господина У, императрица только ускоряла свое низложение. Ведь канцлер уже подготовил новую императрица. Ту, что заменит Рру и будет полностью подчиняться ему.

Его слуга стал свидетель одной сцены. Он увидел прекрасного юношу, к которому все обращались Хитару и называли его евнухом.

На их столе стояла хорошая початая бутылка моатай (китайская вод.ка). У Евнуха спрашивали про то, как живётся ему под началом самой императрицы.

Слуга канцлера Ма по имени Лян подсел поближе и начал слушать, что же болтает этот евнух. Лян хотел выслужится перед своим хозяином.

“И вот все таки, несчастная она баба”, – сказал тихо евнух. – “Красивая и несча-а-астная”

“Это ещё почему?” – спросил его собутыльник. – “Во Дворце живёт, сын растёт, императрица, император её любит, чего ей ещё надо?”

Фото с сайта: http://i0.hdslb.com/bfs/archive/5d964bfdd3a8ba22b5a748e6866c6dfce2f3d03b.jpg

“Любви. Вот его.. Императора” – сказал евнух Хитару и вздохнул. -” Оно же это… Показуха все, что бы народ был спокоен. А так. Вот например.

Вернулся наш император из похода. Императрица нарядилась, праздник подготовила. Ведь уже у столицы он. Всё императора ждёт. Красивая. Улыбается. А время идёт. Медленно так катится. А нет его, императора. Уже и нервничать начала. Уже и стемнело.

А его нет”

” Ну да. Было так. Император лагерем под столицей ночь стоял”, – подтвердил собутыльник.

” Во-о-от”, – поднял Хитару палец вверх.

Лян присмотрелся к нему. Евнух явно был пьян, языком еле ворочал.

“Зовет меня императрица и говорит “евнух мой верный, отправляемся мы с тобой в дорогу. Случилось что-то, а нам не говорят”. Накинула плащ чёрный, капюшон, что бы лицо свое скрыть и через боковые ворота мы и вышли.

Там сели в повозку и отправились. В лагерь, значит заезжать не стали, подале остановились. Императорский шатер мы сразу увидели. Императрица смотрит, а охрана у шатра на ногах еле держится. Напились. Она в шатер, юрк, и зашла. Я за ней. А там…

“, – евнух вздохнул тяжело.

” Что там?” – спросил его собутыльника и продлил ему алкоголя.

“Император в объятьях другой спит. А другая размалеванная вся, вся в рисунках: розы красные и хризантемы белые. К слову, императрица теперь эти цветы терпеть не может. В саду больше не растут. Она в слезы и выбежала. А там этот. Ну этот!”

“Да, кто, Хитару! Не томи!” – нетерпеливо сказал собутыльник.

“Там канцлер появился прямо перед нашим носом, как нечисть. Жуть! Императрица улыбнулась так. И ласково ему говорит, что вы меня не видели. А сама в повозку. А там как заплачет, заголосит. Мы даже останавливались, что бы она выплакалась. Дома то ей нельзя плакать.

Сразу поймут, что что-то не то. Император потом ехал, а Роу улыбается. Даже виду не подала! А потом императрицей стала. Думала, что все, только её муж теперь. А потом узнала, что девка та каждую ночь у императору приходит. Через его тайный гарем.

Венок из золота на голову надевает и приходит…”

“Тайный гарем?”- спросил один собутыльник.

” Золотой венок?” – спросил второй собутыльник.

“Да. И попросила императрица все узнать. И тут мы узнали. Не знает иператор, кто эта девка. Белой Хризантем ой её называет. Она все свои наряды в комнате в тайном гареме оставила. Императрица как их увидела, чуть не упала. Срамота! Все прозрачное! И главное, схемы лежат как макияж наносить, где цветы рисовать. Подробненько так все.

А императору нравится эта загадочность. А девка-то не из гарема оказалась. И такая капризная. С императора все требует украшения, да шёлка. А как не нравится, так скажет все ему. А тот и делает все, как она захочет”

“Так скоро у императора жена новая появится”, – сказал собутыльник.

” Нет. Не появится. Был цветочек, да выцвел весь. Нет больше цветочка”, – сказал евнух. – ” Император ещё не знает. Не звал пока. О!”

” Да что ещё?” – спросил собутыльник.

” Мы когда девку эту искали, то по гарему сразу. Я же голос этой… Хризантемы слышал. И слышу говорит кто-то, точно голос её. А это другая наложница оказалась. Айлинь . Ну, я все про неё узнал, следил. А не она оказалась”

Хитару потом перешёл на другие темы, а Лян решил, что слышал достаточно.

Канцлер узнав эту историю, в ту же ночь тайно вернулся в Запретный город. Быстро нашли Айлинь. И быстро договорились.

Теперь канцлер Ма не сомневался в том, что скоро сменится императрица. И это лишь вопрос времени.

Продолжение…

Источник: https://zen.yandex.com/media/gnomyik/vypolnennoe-poruchenie-gl-17-polet-juravlia-5fb966a393538c3039308f05

Как руководителю научиться правильно давать поручения

Поручение выполнено
источник: Яндекс картинки

Каждый руководитель выполняет не только повседневные обязанности — распланировать, согласовать, встретиться с партнерами.

Он должен развивать компанию, искать новые возможности.

Два года назад я понял, что могу одновременно решать только три задачи по развитию, а проблем и идей у меня больше: например, я хочу улучшить качество обслуживания, обучать сотрудников и т. д.

Когда проанализировал записи в ежедневниках за три месяца, понял, что такие важные задачи никому не делегирую, потому что считаю, что качественнее выполню их сам. Но руководитель, которому не хватает времени, должен научиться перепоручать дела.

Тогда я придумал способы «отпускать» задачи. Теперь даю поручения и контролирую результат, поэтому, помимо основной работы, справляюсь одновременно с 15 задачами по развитию компании.

Какие задачи и как передать подчиненным, чтобы больше успевать, расскажу на примере своего опыта.

Как действовать, когда задача кажется слишком важной и сложной

Разложите крупную задачу на мелкие — вы увидите, с чем вполне справятся сотрудники, а что лучше оставить себе.

Как действовать. Систематизируйте задачи. Заведите дневник, занесите туда все идеи, которые хотите реализовать, и проблемы, которые нужно решить. По каждой задаче распишите, что нужно сделать, чтобы выполнить ее, и в каком порядке. Это задания, которые вы можете поручить подчиненным. Покажу страницу из своего дневника (образец документа).

Например, вы хотите увеличить трафик потенциальных клиентов. Разбейте замысел на простые последовательные шаги: запросить отчеты по трафику, изучить их и т. д.

Пример компании.

Я не разбивал задачи на простые шаги, поэтому, если и просил кого-нибудь помочь с какой-то мелочью, все согласовывал и доделывал сам. Времени всегда не хватало. Когда понял, что не успел решить важную задачу, расписал на листе бумаги, что я делаю сам. Увидел, что эти дела могут выполнять руководители моего подразделения и даже мои сотрудники.источник: Яндекс картинки

Что делать, когда пытаетесь объяснить сотруднику, как действовать

Правильно давайте подчиненным задания, чтобы они показали нужный вам результат, а не тот, который они сами считают нужным.

Как действовать. Когда поручаете сотруднику часть задачи по развитию, убедитесь, что он знает, как будет действовать, какого результата вы от него ждете и когда. Пусть разработает план задания. Вот что должно в нем быть:

  • этапы;
  • сроки, когда сотрудник завершит каждый этап;
  • результат, который получит на каждом этапе;
  • срок, когда он сможет отчитаться о финальном результате.

Попросите сотрудника принести план задания на согласование. Проверьте, успеете ли вы вовремя завершить крупную задачу, верную ли стратегию выбрал сотрудник.

Ключевые даты запишите, чтобы помнить, на какой стадии поручение. Если нужно, обсудите план с подчиненным и поправьте его.

Вы убедитесь, что сотрудник знает, как действовать, поймете, каких результатов и когда ждать. Подчиненные научатся мыслить стратегически.

Пример компании. Когда поручил сотруднику подготовить 200 статей для сайта, он запланировал сдать все 200 одновременно. Увидел это в плане задания и попросил сдавать по 10 статей, чтобы мы успевали проверять и размещать их, поправлять копирайтера, если нужно.

источник: Яндекс картинки

Как справиться с тревогой, что сотрудник ошибется

Проверяйте промежуточные результаты подчиненного, так вы сможете оперативно поправить его. Предложите ему способ связаться с вами.

Как действовать. Не оставляйте сотрудника один на один с поручением. Определите людей, к которым он может обратиться за помощью. Заранее назначьте встречи рабочей группы на те даты, когда сотрудник по плану задания обещал сдать промежуточные результаты, и внесите их в календарь.

Обозначьте для сотрудника этапы поручения, которые будете согласовывать. Это этапы, результат которых повлияет на бизнес. Например, если поручили подчиненному улучшить сайт компании, в том числе разработать ТЗ на новый дизайн, пусть принесет ТЗ на согласование. Вы сможете убедиться, что оно вас устраивает.

Попросите сотрудника связываться с вами, когда у него возникнет проблема или вопрос, который он не сможет решить сам. Предложите простой и понятный способ обратиться к вам — например, написать письмо с определенной темой.

Пример компании. Если сотрудник хочет обсудить задание или показать результат, он оставляет мне «хотелку» — просьбу о встрече. В «хотелке» описывает, что хочет обсудить; если у него готовы материалы по заданию, промежуточные результаты — что принесет с собой.

Так, мой руководитель службы качества готовит серию тренингов для персонала. Она пишет «хотелку»: «Тренинг для администраторов, четверг к 14:00, материалы». Значит, к двум часам дня четверга она подготовит материалы для тренинга и будет готова проработать их на встрече.

источник: Яндекс картинки

Что делать, если вы погрязли в однообразных делах

Пересмотрите свои рутинные задачи и определите вопросы, с которыми подчиненные могут справиться самостоятельно, но обращаются к вам. Когда вы раз за разом решаете одни и те же проблемы, то впустую тратите время.

Как действовать. Регулярно спрашивайте себя: «Что я делаю и может ли кто-то сделать это за меня?».

Если сотрудники приходят к вам с одними и теми же вопросами, согласовывают даже мелкие решения, разработайте регламент, по которому они смогут действовать сами, и отдайте эти вопросы коллегам.

Вы освободите время, если делегируете эту рутину, и будете знать, что подчиненные справятся, ведь они будут действовать по алгоритму.

Пример компании. Раньше руководители филиалов обращались ко мне, когда клиент хотел досрочно расторгнуть договор. Каждый раз мне приходилось вникать в ситуацию и разбираться, нужно ли подключиться к переговорам.

Когда заметил это, расписал и внес в договор регламент, по которому клиент досрочно расторгает его.

Теперь руководители сами общаются с заказчиками — я разбираю только нетривиальные ситуации, которые не вписываются в алгоритм.

Если остались какие то вопросы пишите:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e97700005556c683694c198/kak-rukovoditeliu-nauchitsia-pravilno-davat-porucheniia-5e98be6a0efdc606e6419e3e

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.