Управление договорами

Содержание

Управление договорами – на стыке интересов и технологий #бизнес-решения #СЭД #ECMJ

Управление договорами

Станислав Макаров,

независимый аналитик (г. Москва), советник «Гильдии Управляющих Документацией»

При сегодняшнем острожном, а иногда и скептическом подходе руководителей к финансированию любых ИТ-проектов, задача управления договорами остается одной из самых востребованных и приоритетных.

Проблема управления договорами привлекает всеобщее внимание, потому что ее эффективное решение может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат, в отличие, скажем, от абстрактных требований по автоматизации всего документооборота.

Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений.

В работу с договорами вовлечены многие подразделения организации, начиная от инициатора договора и обязательно включая юристов, экономистов, плановиков, финансистов, службу безопасности, логистиков, производственные подразделения и другие службы.

У каждого из специалистов свой взгляд на договор и каждого интересуют свои детали. Поэтому система управления договорами должна уметь приспосабливаться к различным требованиям и выглядеть «родной» для каждого подразделения и при этом поддерживать сквозной бизнес-процесс.

Система управления договорами обязательно должна быть интегрирована с другими бизнес-приложениями, чтобы не повиснуть в воздухе. Поэтому не следует рассматривать управление договорами исключительно как частную задачу автоматизации обработки документов одного типа – договоров.

На самом деле задача гораздо шире, поскольку договор это не только документ, подлежащий особому учету, но также и вся система договорных отношений между заказчиком и подрядчиком.

Любого руководителя интересует именно комплексная система, которая поддерживает все стадии их жизненного цикла договора и дает общую картину состояния дел, в том числе в привязке к бюджету, ресурсам, срокам и т.д.

Жизненный цикл договора

Жизненный цикл договора

Любая договоренность есть результат переговорного процесса. Поэтому стоит рассматривать переговоры как своего рода «нулевой» этап жизненного цикла договора. На стадии переговоров возникают различные документы, например, тендерная документация и конкурсные предложения, которые потом используются при подготовке окончательной версии договора.

Затем готовится проект договора. Этот процесс может состоять из многих итераций, когда порождаются версии документов, проводятся встречи, обсуждения и т.д.

Согласование следует рассматривать в двух аспектах: внутреннее согласование каждой из сторон договора и согласование с контрагентом. Слово используется одно, но процессы разные.

После согласования происходит подписание договора, что переводит его в иной статус. Именно с этой фазы начинается официальный учет документов и всех действия по договору. Это своего рода «точка возврата».

Исполнение, несомненно, самый важный этап. И наиболее тесно связанный с другими системами на предприятии. Все остальные этапы жизненного цикла договора можно было бы поддержать при помощи специальной, изолированной от других бизнес-приложений системы. Но тогда снижается и ценность такой системы, она получается оторванной от реальности.

Договор прекращает действие после исполнения сторонами своих обязательств или по истечении установленного срока. Многие договора подразумевают автоматическое продление.

Часто это происходит действительно автоматически, потому что редко кто просматривает старые договора. И часто – не на самых выгодных условиях.

Поэтому в системе должен быть поддержан и процесс пролонгации, чтобы можно было осознанно решать вопросы продления договоров.

Подходы к решению задачи управления договорами

Существует два принципиально разных подхода к решению задачи управления договорами, и, как следствие, существует два класса решений.

1.  Подход со стороны финансово-учетных систем, когда договор рассматривается как бизнес-транзакция. В этом случае в системе хранится вся содержательная информация, которая, как правило, заносится вручную в различные учетные формы. Текст договора и другой относящейся к нему документации обычно недоступен или хранится просто в виде файлов, но чаще всего – на бумаге.

2.  Подход «от документа». Договор рассматривается как, в первую очередь, неструктурированный документ и к нему применяется весь арсенал современных систем управления документами и бизнес-процессами. При таком подходе можно легко автоматизировать процедуры согласования, но возникают трудности с обработкой учетной информации.

Подход «от транзакции»

ПреимуществаНедостатки
Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетировние, логистика и др.)Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством.Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки.Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров.Отсутствует (или недостаточна) функциональность по работе с текстами договоров и других документов.Трудности с обработкой нестандартных договоров.

Подход «от документа»

ПреимуществаНедостатки
Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора – от черновика.Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации.Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами.Базовые понятия – документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками.Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы).Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.

Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота (ECM, Enterprise Content Management) и системы управления ресурсами предприятия (ERP, Enterprise Resource Planning).

Дополнительные сложности

Специфика организации значительным образом влияет на требования к системе управления договорами. Например, договорная работа в государственных организациях регламентируется Федеральным законом «О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд» от 06.05.1999 №97-ФЗ и любое предлагаемое решение должно это учитывать.

Также, значительно различается взгляд со стороны покупателя и продавца, что тоже влияет на требования к системе. Система для продавца должна обладать некоторыми функциями CRM-системы или быть с ней интегрирована. Система для покупателя больше ориентирована на учет и, скорее всего, здесь нужна интеграция с системой бюджетирования.

Не может быть единого унифицированного решения даже для договоров одного типа. Если взять хотя бы договора найма, то для рядовых сотрудников договора могут быть стандартными и легко поддаваться автоматизации. Но договор найма генерального директора и других руководителей, как правило, документ уникальный.

Поэтому при постановке задачи управления договорами и потом при выборе решения следует особенно внимательно подходить к определению предмета автоматизации – договора какого типа и в каких бизнес-процессах рассматривать.

Если при постановке задачи разумным образом ограничить требования к системе, то можно получить весьма эффективное и приемлемое по цене решение, тогда как общая задача управления всеми договорами на всех стадиях жизненного цикла адекватного решения не имеет.

Рекомендации по выбору решения по управлению договорами

●  Оценить потребность организации в комплексном решении по управлению договорами исходя из количества заключаемых договоров за год, их типов, степени государственного регулирования отрасли и т.д.

●  Выработать требования к системе управления договорами, фокусируя внимание на «болевых точках».

●  Определить требования к архитектуре решения, чтобы оно легко могло быть интегрировано с имеющимися бизнес-приложениями.

●  Быть готовым к тому, что ни одно из решений на 100% не соответствует вашим требованиям. Не отчаивайтесь. Работа с договорами во многом отражает уникальный стиль принятия решений в вашей организации.

Иначе все организации работали бы одинаково, и в мире не было бы конкуренции. Возможно, придется компоновать решение из различных блоков. Если все компоненты поддерживают современные стандарты архитектуры информационных систем, это не создаст непреодолимых трудностей.

За то позволит получить решение, подходящее именно вашей организации.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Upravlenie-dogovorami--na-styke-interesov-i-tekhnologijj.aspx

Современный подход к управлению договорами

Управление договорами

На то, как построено управление договорами в компании, полезно обратить внимание сразу по двум причинам.

  1. Договоры неизбежно присутствуют в деятельности любого предприятия, чем бы оно ни занималось. А раз так, то здесь есть точка роста для повышения эффективности.
  2. Оптимизация стратегии управления договорами нередко позволяет быстро увидеть измеримый результат. Например: сокращение числа задержек и ошибок.

Почему система управления договорами так важна? Чтобы ответить на этот вопрос, достаточно вспомнить, к каким последствиям могут привести недочёты этой системы.

  • Задержки оформления и согласования – клиент не захочет ждать и уйдёт.
  • Ошибки и непроверенная информация – штрафы от госорганов.

То есть, договор – это не то же самое, что внутренний документ компании, такой как распоряжение начальника или отчёт сотрудника. У договора есть и юридическая сторона, что делает работу с ним крайне ответственной. Но, помимо этого, договор является «продуктом» переговоров и соглашения. А также в него нужно записывать большое количество данных.

При этом у договора не один «автор», так как требуется минимум двое контрагентов. А формирование договора происходит на стыке разных подразделений: финансисты, отдел продаж, юристы, и так далее.

Вот почему выстраивание работы с договорами – это не просто автоматизация уже имеющейся системы. Скорее, речь идёт о правильной организации взаимодействия многих участников, чтобы получить оптимальный результат.

Всё это приводит к тому, что договор может рассматриваться с разных сторон. И в зависимости от этого имеются разные точки зрения на то, по какому принципу организовать управление договорами.

Подход со стороны бизнес-транзакции

Здесь договор – это атомарный документ, составленный по определённому шаблону. Очень часто он существует в виде файла. И на первое место в работе с ним выходят этапы создания договора, наполнения его данными, согласования, подписания и отправки контрагенту, а затем исполнения и хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=qAEWIElNBWs

При этом перечисленные стадии жизни договора и его статус играют определяющую роль при таком подходе.

У него имеются плюсы:

  • При работе с договором соблюдается логика систем ERP.
  • Сохраняется связь с другими модулями, например логистика и финансы.
  • Такой подход эффективен при большом потоке договоров.
  • Сотрудникам и руководству легко работать с документами-файлами.

Однако есть и минусы:

  • Договор появляется, лишь когда создаётся файл. На этапе переговоров его ещё нет.
  • Возможностей для работы с текстом договора недостаточно.
  • Нестандартный документ, для которого нет готового шаблона, составить сложно.

Подход со стороны документа

В этом случае договор рассматривается как документ – причём неструктурированный, а не готовый файл. То есть, это набор данных, который существует в виде черновика с самого начала – на этапе переговоров и даже подготовки к ним.

В этом случае договор «рождается» в процессе общения заказчика и исполнителя, покупателя и продавца. Это относится ко всем видам договоров:

  • Купли-продажи.
  • Кредитные.
  • Трудовые.
  • Оказания услуг.
  • Страховые.
  • Гарантийного обслуживания.

Преимущества такого подхода:

  • Договор существует с самого начала бизнес-процесса.
  • Любые согласования проходят быстро, потому что каждый сотрудник отвечает лишь за свою часть договора.
  • Нет никаких проблем с составлением самых нестандартных договоров.

Но минусы тоже присутствуют:

  • Слабая связь между стадиями жизни договора и стадиями его исполнения (оплата, оказание услуг).
  • Неструктурированная информация (таблицы, карточки) не так удобна для восприятия, как договор в формате файла.

Как видим, оба подхода имеют плюсы и минусы, так что руководству компаний совсем не просто решить, какой из них лучше использовать.

Как же правильно выстроить управление договорами?

Опыт показывает, что наилучшим решением будет совместное использование обеих стратегий.

При этом большинство предприятий отказываются от мысли интегрировать ещё одну систему автоматизации специально для договоров. Ведь это означало бы усиление нагрузки на IT-инфраструктуру, не говоря уже о риске дополнительных затрат времени на копирование и перенос данных.

Именно поэтому чаще речь идёт о связке двух уже имеющихся систем: системы учёта ERP и системы управления бизнес-процессами BPM.

Система ERP (Enterprise Resource Planning, «планирование корпоративных ресурсов») берёт на себя всё то, что связано с учётом и хранением данных.

Благодаря тому, что системы ERP работают с финансами, трудовыми ресурсами и всеми активами компании, они содержат в себе все данные, которые требуются для создания договора. Также системы ERP способны выгружать данные из договоров и применять их для последующих целей, например для анализа.

Кроме того, такая система предоставляет доступ к данным сразу всем сотрудникам: из отдела продаж, бухгалтерии, с производства и так далее.

Система BPM (Business Process Management, «управление бизнес-процессами») нужна для того, чтобы работа с договорами не затормаживала реальные бизнес-процессы на предприятии. Это достигается благодаря следующим возможностям:

  • Автоматический выбор шаблона договора при заполнении данных в системе.
  • Автоматическое определение набора лиц, необходимых для согласования договора, в зависимости от его содержания. Чем больше договор отличается от стандартного, тем больше таких лиц, и наоборот. Для стандартных договоров процесс проходит максимально быстро.
  • Возможность совместной работы над договором. При этом каждый участник видит, есть ли отличия договора от типового, и имеет перед глазами весь список изменений, внесённых им и другими участниками.
  • Деление договора на смысловые блоки. При этом от каждого участника требуется проверить тот блок, который имеет к нему отношение. Например, для руководителя отдела логистики это будет только доставка.

При этом все данные, которые нужны ей для работы, BPMS загружает из ERP, что обеспечивает эффективное взаимодействие обеих систем.

На сегодняшний день многие компании уже пришли к выводу, что автоматизация управления договорами именно по такой схеме позволяет получить максимум преимуществ, так как данные не теряются, а время на работу с договорами заметно сокращается.

Таким образом, если компании требуется автоматизированная система управления договорами, есть смысл остановиться на интеграции двух систем: ERP и BPMS, которые в сумме позволят эффективно управлять работой с документами.

Comindware представляет Low-code BPMS платформу для эффективного управления договорами и сквозными бизнес-процессами предприятия. Закажите демо, чтобы увидеть платформу в действии и оценить её преимущества для своего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B8/

Управление договорами в «1С:Документообороте»

Управление договорами

Работа с договорами и сопутствующими документами отражает саму суть деятельности любой компании. Тут не о чем спорить. Мы находим клиентов, поставщиков и прочих партнеров, устанавливаем с ними отношения таким образом, чтобы получать взаимную выгоду. Именно эти действия и отражаются в многочисленных манипуляциях с договорами, соглашениями, счетами и актами.

Однако нет компании, в которой эта работа пользовалась бы любовью.

Более того, нет компании, в недрах которой не хранились бы страшные тайны (о них новичкам рассказывают шепотом) о потерянных договорах, трагических ошибках в документах, которые привели компанию в суд, а потом и к колоссальным убыткам и уволенным сотрудникам.

Не верите? Проведите сами небольшой эксперимент. Встаньте в офисе на место с наилучшим обзором и слышимостью и  киньте клич: «Клиент прислал изменения в договор. Нужно срочное согласование руководителей отделов». Слышите подземный гул, переходящий в стон? Это сотрудники высказывают бурный энтузиазм по поводу нежданно привалившей радости.

Ошибки, пропущенные сроки исполнения, недополученные деньги, невыносимо длинные сроки согласования и потерявшие терпение контрагенты — это знакомо каждой компании.

Решить проблемы грозными приказами, штрафами, дополнительным персоналом или отдельными усовершенствованиями — невозможно: слишком много участников, слишком много деталей и процедур, которые должны быть согласованы друг с другом. Если не подойти к процессу целостно и системно, он будет тормозить, сбоить и тянуть компанию на дно.

«1С:Документооборот» поможет навести порядок в авгиевых конюшнях управления договорами.

Как именно улучшится жизнь с внедрением «1С:Документооборота»?

  • Сократится срок создания договоров.
  • Сократится время согласования документов.
  • Перестанут быть проблемой невозвращенные от контрагентов договоры.
  • Продление договоров перейдет под автоматическое управление.
  • При необходимости настраивается контроль прохождения этапов договоров.
  • Сможете контролировать наличие и статус не только договоров, но и других сопроводительных документов: актов, накладных, счетов и т. д.

Перед тем, как углубиться в подробности, хочется заметить, что процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Хотите вы или нет, но придется:

  • четко разделить обязанности, права и ответственность по всему процессу управления документами;
  • определить сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
  • привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
  • сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Все это — особенно по началу — может вызвать даже раздражение, особенно у старичков: «Мы и так хорошо работали. Гибкость — наше преимущество, не надо нас загонять в рамки регламентов!»

Вы непременно это услышите.

Но беспорядок и запутанность процессов, к которым привыкли ветераны и даже сами их создали, мешают компании развиваться: принимать новых людей, создавать новые подразделения и открывать новые направления деятельности. Потому что новички бегут из компании, не в силах разобраться с рабочими процессами, а все силы сотрудников уходят на преодоление привычного и ежедневного беспорядка, который кажется нормой.

Но это вовсе не так!

Давайте пройдемся по всей цепочке управления договорным процессом в компании и убедимся вместе, что «1С:Документооборот» перевернет ваше представление о знакомой до гвоздя работе.

Создание договора

Что же, на этой стадии особых чудес не ждите. Хотя для кого как!

Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно ни много ума, ни много времени.

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас есть библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее надо создать самим), благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

  • черновики,
  • коммерческие предложения,
  • файлы расчетов,

и, что мне нравится больше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Вот здесь есть, чем вас удивить! Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

  • кто,
  • в какой очередности,
  • какие документы,

должен и может согласовывать.

Поэтому компанию бросает из крайности в крайность: от согласования у первых лиц самой ничтожной бумажки на покупку скрепок до заключения миллионных контрактов с визой отставной козы барабанщика.

В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:

  • по объему контракта,
  • по типу контрагента,
  • по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма),

и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

  • список лиц,
  • их приоритет,
  • и очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

Если кто-то из цепочки высказал замечания, то после их учета, процесс согласования повторяется, но только для тех, кто не согласовал договор на первом круге. Хотя вы можете повторить согласование и в полном составе.

При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Еще один бич всех без исключения компаний. Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго, без всяких на то оснований. Иногда еще и в кредит.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт. И тут обе стороны хотят соблюдения всех формальностей, а не тут-то было…

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

Что предлагает «1С:Документооборот»?

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Ну, и, конечно, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.

Ну, и в «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.

Сроки и этапы договоров

Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Так система страхует вас от ошибок исполнителей, от загнивания проблем до наступления непоправимых последствий, которые наступают редко, но оставляют после себя воспоминания, а иногда и убытки, которые трудно забыть и  компенсировать.

Расторжение договоров

Жизнь непредсказуема и неисчерпаема в своих неприятных сюрпризах. Иногда договоры расторгаются. Компании важно вести статистику причин расторжения. Для этого предусмотрены поля, в которых вы можете отметить причину расторжения, и отчет для анализа.

Аналитика может вестись по всем аспектам договорной работы, которые мы обсудили.

Можем построить отчеты:

  • по динамике заключения договоров, включая сезонный эффект;
  • по договорам без бумажных копий документов;
  • по договорам с истекающим сроком действия.

Вишенка на торте ABBYY Comparator

Трудно удержаться от рассказа под занавес еще об одном инструменте от фирмы «1С». Он повысит эффективность и результативность работы с договорами, да еще и вызовет бурную радость у сотрудников.

ABBYY Comparator — это сервис (вы платите абонентскую плату за использование) для сравнения разных версий документов.

Представьте, нет, лучше вспомните последний случай, когда партнер прислал исправленную версию вашего же договора.

Может быть, он великодушен и даже выделил свои исправления (хотя так бывает далеко не всегда), но если вы — бывалый боец, то не будете полагаться на чужую доброту и сличите тексты полностью.

Как? Ну, как, положите рядом два текста и прочешете их параллельно, проклиная все на свете.

Все, хватит, теперь не надо. Загружаете документ в ABBYY Comparator, и через пару минуту все расхождения перед вами. Похоже на волшебство, хотя и совсем простой фокус.

Не благодарите! Рассказывать о таких штуках — само по себе удовольствие!

Источник: https://rarus.ru/1c-doc/article-upravlenie-dogovorami-v-1c-dokumentooborot/

Управление договорами

Управление договорами

Сократите сроки согласования договоров до 5 раз, обеспечив 100% соответствия регламентам

Договоры – это основа вашего бизнеса. Они определяют отношения с партнерами, поставщиками, клиентами и сотрудниками. Эти важнейшие документы защищают бизнес от операционных и регуляторных рисков, определяют цены, условия оплаты и уровень обслуживания.

Договоры содержат положения, условия и этапы, которые необходимо отслеживать на протяжении всего жизненного цикла договора.

Другими типами документов, которые тесно связаны с договорами и которыми также необходимо управлять, являются доверенности, приложения, дополнительные соглашения и судебные дела.

Проблема заключается в том, что договоры часто хранятся по всей организации в разных отделах, в разных форматах и в разных системах.

Автоматизация договорной работы часто выполняется на уровне отдела с использованием устаревших решений с ограниченной функциональностью.

Многие договоры по-прежнему живут обособленно и оторваны от основных бизнес-систем, в которых происходят процессы закупок и продаж.

Такая ситуация приводит к длительным срокам согласований, ручной обработке и, следовательно, к неэффективности и ошибкам, что, в свою очередь, приводит к увеличению затрат на управление договорами и к риску несоблюдения внутренних процедур или нормативных требований.

Для преодоления этой ситуации организации необходимо внедрить комплексный, стратегический и гибкий подход к поддержке процессов заключения договоров. Интегрированное решение по управлению договорами поможет вам контролировать риски и ответственность, расширять возможности своих команд и максимизировать ценность ваших деловых контактов.

Решение TerraLink для управления договорами, основанное на платформе OpenText, полностью интегрировано и предназначено для всех видов договоров, включая соглашения о покупке, продаже и других. Оно реализует лучшие практики управления договорами и поддерживает все аспекты работы, от инициирования и создания до редактирования, обсуждения, утверждения, исполнения и продления.

Решение построено на базе OpenText™ Extended ECM® Platform, ведущей в отрасли системы управления контентом. Оно также может быть интегрировано и расширено с помощью OpenText™ Capture Center для реализации возможностей сканирования и распознавания, Opentext™ Exstream для организации конструктора договоров и других модулей, расширяющих стандартную функциональность решения.

Сложности и проблемы договорной работы

  • Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
  • Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.

  • Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
  • Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.

  • Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
  • Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.

  • Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.

Автоматизация управления договорами: функционал решения

  • Автоматическая передача информации в систему ERP
  • Обеспечение и автоматизация контрольных процедур для процессов
  • Централизованные, доступные для поиска библиотеки договоров (язык, термины, положения)
  • Расширение возможностей совместной работы и повышение прозрачности договоров
  • Создание договоров на основе шаблонов и данных из ERP / CRM (полностью автоматизированное взаимодействие)
  • Упрощение поиска, создания, согласования, проверки и утверждения

Автоматизация управления договорами: преимущества для бизнеса

  • Ускорение времени согласования, устранение ошибок, прозрачность и возможности для аналитики
  • Снижение потерь доходов из-за применения в договорах несогласованных положений
  • Сокращение циклов согласования и увеличение скорости и управления
  • Меньше пропущенных сроков, упущенных скидок, штрафов и санкций
  • Ускорение создания текстов договоров, уменьшение отклонений, устранение устаревших или неблагоприятных условий
  • Повышение производительности за счет контролируемого доступа, лучшего поиска и повторного использования текстов, и автоматизации рабочих процессов

Обзор решения по управлению договорами

Полный жизненный цикл договора

Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.

Управление содержимым договора

Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.

Автоматизация согласования договоров

Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление.

Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.

Гибкость решения по управлению договорами

Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.

Интеграция решения с другими приложениями

Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.

Отчетность по процессу согласования договоров

Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.

Результаты наших клиентов

  • Сокращение времени согласования договоров – до 5 раз
  • Сокращение количества нестандартных договоров и других исключений – в 2 раза
  • Сокращение времени на поиск договора – в 3 раза
  • Электронный процесс согласования – 0% бумаги
  • Автоматическое определение маршрута согласования – 100% соответствия регламентам

О нас

  • Более 20 успешно реализованных проектов по управлению договорами
  • Более 200 000 человек по всему миру используют наши решения
  • Проекты в семи странах на трех континентах
  • Команда из более чем 200 профессионалов, готовых реализовать ваш проект
  • 11,4 года – средний опыт работы консультантов
  • Облачные и локальные внедрения в портфеле
  • Платиновый партнер OpenText с 2009 года

Источник: https://terralink.ru/upravlenie-biznes-kontentom/upravlenie-korporativnym-kontentom-na-platforme-opentext/upravlenie-dogovorami/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.